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Nous avons mis à jour notre politique de confidentialité
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Européen entre en vigueur le 25 mai 2018. Il a une influence sur la manière dont bougezvouslavie peut collecter et utiliser vos données personnelles car il renforce vos droits à la vie privée et votre contrôle sur vos données personnelles. Chez bougezvouslavie, nous estimons et respectons votre vie privée et vos données personnelles, c’est pourquoi nous les traitons en accord avec les législations en vigueur sur la protection des données. La mise à jour de notre Politique de Confidentialité vous apportera des explications claires sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles et pourquoi. Pour en savoir plus sur notre Politique de Confidentialité, rendez-vous ici, ou veuillez lire l’intégralité ci-dessous.
En application du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entrant en vigueur dans l’Union Européenne le 25 mai 2018, nous mettons à jour notre politique de confidentialité https://www.bougezvouslavie.fr/mjc-pratique/reglementation-rgpd/
Lors de votre inscription, vos informations sont gérées sur un logiciel métier certifié qui est stocké sur un serveur sécurisé. Notre prestataire a d’ailleurs mis en conformité le logiciel et vous pouvez dorénavant modifier votre login d’accès à votre compte sur le portail famille. Dans le fonctionnement, uniquement les personnels autorisés « en charge de la fonction accueil et facturation » ont accès à des informations sensibles et nous ne communiquons aucune information à des tiers.
Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel de la MJC ou par ses bénévoles référents d’activité. Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières, assurer la prise en charge médicale des enfants, si nécessaire ou encore pour établir des statistiques de fréquentation demandées par nos financeurs. Ces informations sont conservées 5 ans.
Vous pouvez exercer vos droits : demander une copie de vos données personnelles, du retrait de ces données, par mail à la MJC à chaque fin de saison ou dès lors que vous quittez l’association. Cette demande devra être faite par mail à : accueil@bougezvouslavie.fr,
Accès à la tarification différenciée :
Dans l’objectif de vous permettre de bénéficier des réductions, en fonction de vos quotients « CAF ou Msa », sur les activités et les différents temps d’accueils : vous devez autoriser les personnels de l’association, nominativement identifiées à la CAF, par des codes d’accès individuels à accéder au service CDAP de la CAF.
Les personnes qui refuseraient cette autorisation seront tenues de justifier leur quotient avec une attestation de la CAF ou de la MSA du mois en cours. Ces démarches devront être faites en priorité à partir du portail famille « transfert de fichier » ou par l’accueil. En l’absence de justificatifs, les familles se verront appliquer le tarif maxi. Les droits devront être justifiés avant le démarrage des activités, sachant que l’association ne fera pas de rétroactivité si les activités ont déjà été facturées. En cas de changement de situation ces personnes auront la responsabilité d’informer l’association.
Accès à l’information :
Nos newsletters vous donnent l’opportunité de recevoir des informations sur les activités, les dates, les programmes. Lors de votre inscription, vous pourrez demander d’activer ou désactiver la fonction newsletter.
Vous pourrez faire le choix de refuser, la fonction New letter lors de votre inscription dans ce cadre vous serez que destinataire des informations relatives au fonctionnement de votre activité ou celle des membres de votre famille.
Si vous êtes déjà inscrit ou dans notre fichier adhérents et que vous ne souhaitez pas recevoir d’informations de notre part, vous pourrez vous désabonner dès la réception d’une new letter en cliquant sur le lien en bas de la page newsletter : accueil@bougezvouslavie.fr.
Dans tous les cas, nous demandons aux adhérents de communiquer leur mail, pour bénéficier de la fonction « portail famille » et recevoir les messages importants liées au fonctionnement des activités « absence, changement de dates, information importantes ». En cas de refus, les adhérents en acceptent les contraintes : pas de portail famille et le fait de ne pas être informé.
Sauvegarde des informations : gérées dans un format numérique
L’association est tenue de gérer des archives sur les activités, les salariés, les enfants dans le cadre de la règlementation des accueils des mineurs mais aussi sur les états de présences pour la Caisse d’Allocation Familiale, la Mutuelle Sociale Agricole ou encore le Conseil Départemental sur une durée de 5 ans en cas de contrôle.
L’essentiel de ces archives sont gérées sur le logiciel métier pour les 2 deux derniers exercices ainsi que l’exercice en cours. L’association garde une sauvegarde « non active compressée » qui est stockée sur le serveur de l’association pour les 2 exercices précédents.
Pour faciliter la gestion du fichier adhérent, les fiches familles restent actives, avec deux fonctions d’affichages « en cours ou toutes » ce qui évite de recréer des fiches suite à une période d’arrêt d’activité.
Les familles qui souhaiteraient que leur fiche famille soit désactivée en cas de déménagement, ou d’arrêt d’activité devrons le signaler par mail à : accueil@bougezvouslavie.fr,
Pour les familles, qui auraient demandé la désactivation de la fiche famille et qui souhaiteraient reprendre une activité ultérieurement, en acceptent les contraintes : réinscription obligatoire en repassant par le bureau.
Sauvegarde des informations : gérées dans un format papier.
La règlementation dans le cadre des accueils de Loisirs avec ou sans Hébergement, nous impose d’avoir des fiches sanitaires renseignées et signées par le ou les parents. Ces fiches sont conservées sur la durée d’inscription voire sur la durée d’un cycle de scolarité pour éviter de multiplier les démarches par les familles. Elles sont utilisées en cas d’urgence pour se rendre à l’hôpital.
Pour les personnes, nous ayant données une autorisation de prélèvement pour payer leur activité, l’association conserve sur la durée d’inscription le Rib et l’autorisation signée dans un format papier.
L’ensemble de ces fiches et autorisations sont accessibles par les seules personnes autorisées. Elles sont conversées dans une armoire fermée. Les familles peuvent demander la destruction des fiches à tout moment en cas d’arrêt d’activité en adressant un mail à accueil@bougezouslavie.fr,
Sauvegarde d’informations spécifiques pour les intervenants et les personnels.
Conformément à la réglementation du Droit du Travail mais aussi de nos ministères de tutelle l’association est tenue de tenir à jour des fichiers relatif à la paie, la qualification des personnels mais aussi aux entretiens bi annuels.
Ces éléments sont gérés dans un format papier pour chaque salarié. Ils sont conservés dans une armoire fermée. Les personnes peuvent demander à les consulter ou à la récupérer si le temps de sauvegarde est dépassé en adressant un mail à : contact@bougezvouslavie.fr
Ces éléments sont gérés dans un format numérique sur notre logiciel sur la partie registre du personnel : état civil, contrat (s), qualification, adresse, tel et mail, ainsi que sur le logiciel de paie de notre prestataire pour l’ensemble des éléments nécessaire à la paie.
Gestion des fiches pointages, absences, arrêt maladie et CP sur fichier Excel, démarche de formation etc.
Ces éléments sont accessibles uniquement par les seules personnes autorisées.
Utilisation des outils numériques de l’association :
L’adresse de notre site Web est : http://bougezvouslavie.fr/
Le site est hébergé chez Ovh est administré par un personnel de l’association ainsi que prestataire autorisé.
Le site est protégé par un code d’accès changé tous les ans.
Utilisation des données personnelles collectées lors de la connexion à notre site et au portail famille
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Médias
Formulaires de contact : à l’occasion de certaines activités ou projets spécifiques
Cookies
Règles // cookies sur notre site :
Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de cookies pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un cookie de connexion est de deux jours, celle d’un cookie d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre cookie de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le cookie de connexion sera effacé ?
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Statistiques et les mesures d’audience
Les informations de mesure sont concentrées sur https://www.google.com/analytics/web/, avec un accès sécurisé est accessible uniquement par la personne autorisée de l’association sans comporter d’éléments d’ordre privé et sensible. Le compteur comptabilise et mesure uniquement l’audience, les pages ouvertes et les zones géographiques.
Utilisation et transmission de vos données personnelles :
Pas de gestion de données sur le site. Si vous connectez sur le portail famille, les informations saisies sont gérées sur un logiciel métier certifié qui est stockée sur un serveur sécurisé. Seuls les personnels autorisés ont accès à des informations sensibles « RIB » et nous ne communiquons aucune information à des tiers.
Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel de la MJC ou par ses bénévoles référents d’activité. Vous pouvez exercer vos droits, (demander une copie de vos données personnelles, retrait de ces données..) par mail ou par courrier à la MJC à chaque fin de saison.
Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières, assurer la prise en charge médicale des enfants si nécessaire ou encore pour établir des statistiques de fréquentation demandées par nos financeurs. Ces informations sont conservées 5 ans.
Durées de stockage de vos données
Pas de gestion de métadonnées à partir de l’utilisation du site. Lorsque vos données sont enregistrées sur le logiciel métier elles ne sont pas accessibles ou utilisables par un tiers non autorisé.
De manière générale, l’ensemble des archives numériques sont sauvegardés sur une durée 3 ans dans un format accessible par le personnel en charge de chaque dossier, les exercices antérieurs sont sauvegardés dans un format compressé non accessible.
Données du Portail Famille, non accessibles par le personnel de la Société Aiga et sauvegarde sur un serveur à charge de la responsabilité de la société Aiga.
Les droits que vous avez sur vos données
Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
Transmission de vos données personnelles
Néant.
Informations de contact
MJC St Just St Rambert, Pôle Culturel, Place Gapiand, 42170 St Just St Rambert.
contact@bougezvouslavie.fr à l’attention de la Direction
La mise en place des procédures dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est complexe. L’association actualisera si nécessaire en fonction des besoins.
Le site est hébergé sur les serveurs sécurisés OVH.